Dass sich KMUs in Sachen Digitalisierung besser nicht abhängen lassen sollten, müsste mittlerweile zu allen Entscheidern vorgedrungen sein. Doch weiterhin zögern viele Unternehmer, da die erste Hürde zunächst unüberwindbar scheint: „Wie initiiere ich überhaupt eine digitale Entwicklung für mein Unternehmen?“
Die Annahme, dass Digitalisierung alleine auf internen Planungs- und Implementierungsvorgängen basierend auf der Expertise der hiesigen IT fußt, ist schlichtweg überholt (und traf so vielleicht auch nie wirklich zu).
Der Schlüssel zu einem effizient und dauerhaft funktionierenden Dokumentenworkflow ist vielmehr die Knowhow-Symbiose aus der Einbindung interner Fachbereiche und dem Zurateziehen externer Expertise. Erst mittels vollumfassender Ist- und Soll-Analysen kann herausgearbeitet werden, was das Unternehmen digital bereits gelernt hat (und auch schon aktiv umsetzt) und was in naher Zukunft zusätzlich von Nutzen sein könnte – und dies geschieht in der Regel, wenn KMUs ihre eigenverspürten Bedürfnisse mit den Erfahrungen und der Weitsicht externer Berater koppeln.
Die weitreichenden Vorteile strategischer Digitalisierung
Häufig wird übersehen, dass Digitalisierungsmaßnahmen gemäß ihrer Natur zumeist prozess- und bereichsübergreifend sind und daher mehr Value bedeuten, als zunächst kalkuliert wurde. Heißt: Wer digital mit Dokumenten umgeht und beispielsweise eine moderne cloudisierte Verwaltung einrichtet, optimiert auch die Geschwindigkeit, mit der Prozesse ablaufen. Die mühselige händische Ablage entfällt und Dokumente können in Echtzeit an mehreren Orten gleichzeitig aufgerufen und bearbeitet werden; eine optimierte Auffindbarkeit und eine zielgerichtete Sichtung aller enthaltenen Informationen sind nicht von der Hand zu weisen. Zusätzlich ist hier selbstverständlich auch die Nachhaltigkeitsperspektive zu beachten.
Digitale Daten benötigen darüber hinaus keinen physischen Raum mehr und können effizienter gegen unerlaubte Einsicht geschützt werden – dies steht und fällt allerdings mit einem entsprechend gearteten Datenschutzkonzept. Da die DSGVO heute ohnehin strikte Richtlinien für die Haltung und Verarbeitung von Daten vorschreibt, bietet es sich an dieser Stelle an, die Vorgaben nochmals individuell zu analysieren und gegebenenfalls weitere Sicherheitsmerkmale herauszuarbeiten, die für die eigene Unternehmung bedeutsam sein könnten, um diese dann dementsprechend umzusetzen.
Die Chancen und Möglichkeiten einer modernen digitalen Arbeitsweise und Dokumentenverwaltung sind enorm und werden derzeit tendenziell immer noch eher unter- als überschätzt. Entscheidend für das Voranschreiten der KMU-Modernisierung wird sein, inwieweit das Verständnis der Unternehmen dahingehend geprägt werden kann, dass diese sich nicht länger mit ihren Herausforderungen alleingelassen fühlen, sondern proaktiv auf Knowhow und Input von außen zurückgreifen.
Quelle:
www.it-zoom.de/it-mittelstand/e/domino-effekt-fuer-die-weitere-digitalisierung/