VERÄNDERUNGSMANAGEMENT

Veränderung ist unvermeidlich – doch ihren Verlauf können Sie mit uns aktiv steuern

Was heißt überhaupt Veränderung?

Veränderung ist unaufhaltsam und dabei gleichermaßen Chance wie Risiko: Sie ist sie die dauerhafte Modulation eines Ist-Zustands, die durch jede bewusste, äußere Einflussnahme letztlich positive Folgen für Ihr Unternehmen eröffnen kann. Veränderung löst zunächst häufig eine Art von Trauer aus, da das Alte durchaus als nützlich empfunden wurde und Sicherheit geboten hat. Dieser „sichere Hafen“ ist nun in Gefahr, ohne dass unmittelbar eine positive Folgeentwicklung einer Veränderung absehbar wäre. Erst die Einsicht, dass Veränderung jedoch einen persönlichen Sinn bedeuten kann, ermöglicht wieder ein wirkungsvolles Arbeiten.

Warum braucht man ein wirtschaftlich kompetentes Veränderungsmanagement?

Unüberlegte Veränderungsmaßnahmen können viel Kapital verbrennen: Die Quote dafür, dass ein Projekt scheitert, liegt bei 60-70% (Forrester-Studie / Studie der Beratung Mutaree); ein finanzielles Desaster, wenn man die dafür notwendigen Aufwendungen einmal betrachtet. Genau wie Reduzierungen bei den Einkaufskonditionen, sind diese direkt erfolgswirksam – nur mit dem Unterschied, dass die Rolle des Einkaufs in ihrer Bedeutung stärker bewertet wird.

Ein Beispiel: Die Schmitz KG (50 Mitarbeiter, Jahresumsatz: 10 Mio. €, Gewinn: 500.000 €) hat ein Prozesskostenoptimierungs-Projekt eingesteuert, welches mit 100.000 € budgetiert ist – es scheitert. Die fünf direkt involvierten Mitarbeiter sind frustriert, weitere zehn Mitarbeiter kommen als Betroffene ebenfalls auf einem Leistungstief an. Fünf Mitarbeiter verlassen das Unternehmen schließlich, die anderen arbeiten fortan, um zu arbeiten. Das Engagement fehlt.

Was hat das Scheitern des Projekts schließlich gekostet:

Letztlich zieht das Scheitern des Projekts die Verbrennung von Gewinnen nach sich, was jedoch buchhalterisch häufig nicht eindeutig festzustellen ist, da die partielle Demotivation nicht konkret dem Projekt zugeordnet werden kann.

Wie sieht eine effektive Vorgehensweise bei der Betreuung von Veränderungen aus?

Um zu verhindern, dass hohe Verluste entstehen, wird ein ganzheitliches Change Design benötigt, welches das Unternehmen nachhaltig dazu befähigt, künftige Veränderungen erfolgreich zu steuern – ein Prozess, der einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Und genau hier liegt der neuralgische Punkt: In der Regel steuern keine Change Manager die Prozesse, sondern Führungskräfte oder Projekt Manager, die zusätzlich ihr Tagesgeschäft zu bewältigen haben. Wesentliche intrinsische und psychologisch geprägte Elemente einer Veränderung werden somit aus zeitlichen wie fachlichen Gründen häufig vernachlässigt; ein individuelles Coaching der Mitarbeiter findet nicht statt.

Doch um Veränderungen zu steuern, braucht es zunächst einen Experten auf dem Gebiet, der in der Lage ist, ein Veränderungsdesign zu entwerfen und die Psyche der betroffenen Mitarbeiter hinreichend einzuschätzen, um antizipativ Widerständen gegen ein Projekt schon vorab entgegenzuwirken. Ein erfolgreiches Change Design beinhaltet demnach verschiedene Schritte, darunter die Einwandbehandlung sowie die veränderungsgerechte Kommunikation und Befähigung der Mitarbeiter, um letztlich eine erfolgreiche ebenen übergreifende Steuerung der gewünschten Veränderung zu erzielen.

Um Veränderungen erfolgreich begleiten zu können, bedarf es vor allem folgender Schritte:

  1. Ist-Analyse der Rahmenbedingungen der Veränderung und Standort-Analyse des Unternehmens mit Hilfe des EFQM-Modells
  2. Entwicklung eines Veränderungsdesigns
  3. Diskutieren der Wirkungen der Veränderung
  4. Optimierung des Veränderungsdesigns
  5. Implementierung der Veränderung
  6. Bewertung der Ergebnisse und Feinjustierung
  7.  Schaffen von Nachhaltigkeit und Lessons Learned-Dokumentation

Entscheidend ist es, gerade im Vorfeld der zu implementierenden Veränderung dafür zu sorgen, dass die Betreuungsintensität hoch ausfällt. Sie kann dann im Verlauf des Projektes abnehmen, wenn die ersten Hürden des entstehenden „Trauerprozesses“ genommen sind.

Wie werden die Schritte des Veränderungsprojektes betreut?

Die Betreuung wird durch diverse Interventionsmöglichkeiten aus den Bereichen Beratung, Facilitation und Coaching gewährleistet. Erst durch die Verknüpfung dieser Disziplinen kann ein holistisches Betreuungsbild gesichert werden, welches die psychologischen Komponenten einer Veränderung als größte Wirkkette berücksichtigt und einen negativen Output verhindert.

Die Betreuungsqualität sollte dabei von Anfang an so hochgehalten werden, dass keine starken Widerstände entstehen.

Unterstützungszeit, Kosten und Projektarchitektur – ein Praxisbeispiel

Das folgende Beispiel bietet eine exemplarische Beispielberechnung des Zeitaufwands eines mittelgroßen Projekts und basiert auf Erfahrungswerten. Je nach Größe des Projekts kann diese nach unten oder oben variieren.

Wenn eine Bewertung der Beraterkosten erfolgen soll, ist es wichtig, auch die oben erwähnten Folgen und direkten Kosten des Scheiterns in Relation zu setzen. Angenommen, die Beraterkosten schlagen mit ca. 100.000 € zu Buche, so ist ebenfalls zu beachten, dass das andernfalls höhere Risiko eines Projekt-Scheiterns Kosten von bis zu 500.000 € nach sich ziehen würde; die Beraterkosten würden im Erfolgsfall also real eine Kapitaleinsparung von 400.000 € bedeuten, abgesehen vom Faktor des „Lessons-learned-Prinzip“, also dem zukünftigen Mehrwert durch neugewonnene Erfahrungswerte.

Neben dem Projektkernteam, welches das Projekt fortlaufend aktiv begleitet, sollte ein Lenkungsausschuss, bestehend aus den Managern des Unternehmens, als Steuerungseinheit gebildet werden. Beide Einheiten werden in Folge verknüpfend durch den Change Manager unterstützt, beraten und mit Informationen versorgt. Daneben sollten weiterhin sogenannte „Change-Zellen“ gebildet werden, die aus einem Mitarbeiter-Querschnitt (bewusst auch aus dem Projekt gegenüber kritisch gegenüberstehenden Kollegen) zusammengesetzt werden, welche in definierten Zyklen ihr Feedback sowie ihre Kritik an den laufenden Prozessen liefern.

Kritische Einflüsse sind deshalb besonders wichtig, da sie sogenannte Schmerzpunkte im Veränderungsprozess frühzeitig identifizierbar machen und somit eventuell notwendige Kurskorrekturen vereinfachen.

Wie kann Nachhaltigkeit im Projekt gesichert werden?

Die Hauptherausforderungen eines Veränderungsprozesses liegen darin, dass anfänglich noch viel Euphorie und Engagement existieren, die das Projekt voranbringen können – vorausgesetzt, die definierten Projektschritte werden adäquat bearbeitet. Das Engagement lässt im weiteren Verlauf oft nach, weil sich Widerstände auftun, Kapazitäten eingeschränkt werden oder der Eindruck einer scheinbaren Routine entsteht.

Doch die Praxis sieht insbesondere im Bereich der agilen Methoden sowie der Softwareentwicklung zumeist anders aus. Beispielsweise wird die Rolle des Scrum-Masters häufig unterschätzt. Zu Beginn des Projekts wird dieser von allen Beteiligten noch als essentiell gesehen: er gewährleistet die Einhaltung der Regeln, das störungsfreie Arbeiten sowie den Abbau von Konflikten innerhalb des Teams. Doch im weiteren Projektverlauf erarbeitet sich das Team immer mehr Eigenständigkeit, die jeweiligen Rollen scheinen allen nun hinlänglich bekannt und der Eindruck entsteht, dass das Scrum-Team somit auch ohne Master auskommen kann.

Die Folge ist dann eine schleichende Zersetzung der sehr eng gesetzten Regeln der Scrum-Logik: Zeiten werden nicht mehr akribisch eingehalten und Vereinbarungen gelockert. Die Effizienz des Scrum-Projekts geht mehr und mehr verloren – und damit seine intentionierte Nachhaltigkeit, welche letztlich garantieren sollte, dass das Projekt erfolgreich in einen kontinuierlichen, zyklischen Optimierungsprozess überführt wird.